Doručiteľnosť newsletterov: Ako zabezpečiť, aby vaše e‑maily nekončili v spame

Odosielacia doména, databáza kontaktov, obsah a frekvencia rozosielania –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ všetky tieto faktory ovplyvňujú doručiteľnosť. Ako zabezpečiť, aby výsledky vášho rozosielania e‑mailov boli čo najlepšie a aby sa e‑maily vyhli spamu?

Keď je e‑mail doručený, znamená to, že bol úspešne prijatý e‑mailovým serverom príjemcu a je dostupný v jeho schránke. To však ešte neznamená, že si ho adresát prečítal alebo otvoril. Doručenie e‑mailu môže ovplyvniť viacero faktorov – napríklad správnosť e‑mailovej adresy (bez preklepov), nastavenie spamových filtrov alebo kapacita schránky príjemcu.

Schránky e‑mailových klientov majú vlastnú sadu systémových priečinkov. Vďaka nim sa prichádzajúca pošta automaticky triedi, čo uľahčuje orientáciu v záplave e‑mailov.

Typicky sa stretnete s priečinkami:

Doručená pošta ‑ priečinok pre primárnu poštu, typicky súkromnú /one‑to-one komunikáciu, transakčné e‑maily o objednávkach a pod.

Hromadná pošta (Promo akcie) ‑ tu sú doručené správy vyhodnotené ako obchodné oznámenia.

Spam ‑ do tejto zložky býva zaradená nevyžiadaná pošta a podozrivé či podvodné správy.

Ak príjemcovia vaše newslettery pravidelne otvárajú, algoritmy e‑mailových klientov môžu tieto e‑maily časom zaradiť do primárnej zložky. Platí to aj vtedy, keď si kontakt e‑maily do tejto zložky preťahuje proaktívne sám.

Sťažnosti na spam (označenie ako spam) by nikdy nemali prekročiť 0,1 % v pomere k doručeným e‑mailom – ak sa limit prekročí, hrozí nenávratné poškodenie reputácie odosielacej domény. Sledujte preto reporty pravidelne. Ak by počet spam sťažností rástol, začnite konať včas.

• Predíďte preniknutiu falošných e‑mailov do databázy pomocou potvrdenia prihlásenia na odber newslettera (tzv. double opt‑in).

• Segmentujte databázu kontaktov.

• Dajte kontaktom možnosť vyjadriť svoje preferencie – či už ide o frekvenciu alebo obsah rozosielania e‑mailov.

• Snažte sa kontakty nezahlcovať a namiesto toho e‑maily personalizujte na mieru cieľovej skupine.

• Pravidelne reaktivujte neaktívne kontakty a odhlasujte tie, ktoré zostávajú neaktívne aj naďalej.

Dlhodobo prinášajú lepší open rate a click rate kontakty, ktoré vás alebo váš projekt poznajú. Vyhnite sa verejne dostupným databázam kontaktov. Neočakávané rozosielanie e‑mailov vedie k označeniu ako spam, nie k dobrým výsledkom. Navyše okrem legislatívnych problémov riskujete nenávratné poškodenie reputácie odosielacej domény.

Podľa nariadenia GDPR môžete hromadné e‑maily posielať iba tým kontaktom, pri ktorých máte evidovaný preukázateľný súhlas, alebo svojim aktívnym zákazníkom.

Obchodným oznámením je v podstate akákoľvek správa, ktorej cieľom je propagovať firmu alebo produkt – aj keď to na prvý pohľad nemusí byť zrejmé. Môže to byť napríklad aj firemné prianie k Vianociam alebo rôznym sviatkom, pretože aj týmto spôsobom podporujete svoj imidž

— Petra Stupková, advokátka & zakladateľka advokátskej kancelárie Legitas

Posielajte kontaktom obsah, na ktorý sa prihlásili a ktorý od vás očakávajú. Ak ste im sľúbili rozosielanie e‑mailov špeciálnych akcií, uistite sa, že posielate práve tento typ newslettera.

Aby výsledky vášho rozosielania e‑mailov boli čo najlepšie, myslite na tieto tipy a odporúčania:

• Dodržujte maximálnu veľkosť šablóny 100 kB.

• Do pätičky e‑mailu vložte odkaz na odhlásenie z odberu.

• Namiesto príloh umiestnite ďalší obsah na landing page a odkážte na ňu.

• Emoji používajte s mierou, nepoužívajte CAPS LOCK ani výkričníky.

• Vyhnite sa citlivému obsahu (napr. slovám ako sex, krypto).

• Pred odoslaním každej kampane spravte SPAM test.

• Zachovajte pomer textu a obrázkov 60 : 40 (v prospech textu).

• E‑mailing odosielajte z overenej domény 3. rádu.

Na úspešné overenie odosielacej domény kedysi stačili SPF, DKIM a CNAME záznamy. Od februára 2024 však e‑mailingoví hráči nasledujú bezpečnostné trendy nastavené Googlom a Yahoo v podobe ďalšieho záznamu. DMARC je bezpečnostný protokol, ktorý chráni doménu pred zneužitím – napríklad formou phishingu alebo spoofingu.

DMARC považujeme za štandard a rovnako ako veľkí hráči ho budeme pre doručovanie hromadných správ do Seznamu označovať ako povinný. DMARC však nestačí nastaviť len raz – jeho skutočný prínos sú DMARC reporty, ktoré je potrebné pravidelne sledovať a odhaľovať tak zraniteľnosti.

— David Finger, výkonný riaditeľ Email.cz a Mapy.cz v Seznam.cz

Overenie domény 3. rádu vrátane DMARC záznamu

Nastavenie DMARC záznamu zaberie pár minút >> Realizuje sa v hostingu, kde má odosielacia doména uložené menné servery. V rámci nastavenia môžete určiť e‑mail, na ktorý budú e‑mailoví klienti posielať reporty týkajúce sa doručiteľnosti. Aby sa dali ľahko strojovo čítať, majú formát XML. Pre bežných používateľov je však veľmi náročné vyznať sa v záplave XML dát a vyvodiť závery.

Využite službu DMARCeye, ktorá tieto dáta automaticky zbiera a zobrazuje ich spôsobom, ktorý je ľahko čitateľný pre každého používateľa. Automaticky zbiera a klasifikuje DMARC reporty od Googlu, Yahoo a ďalších hráčov v oblasti e‑mailových klientov. DMARCeye dokáže cez IP adresy identifikovať jednotlivých odosielateľov, ako je napríklad Ecomail a ďalšie e‑mailingové nástroje.

Ukáže vám, či sú vaše newslettery správne podpísané a či spĺňajú podmienky doručenia do schránok Googlu a Yahoo. V pláne vývoja sú ďalšie AI pohľady na dáta, ktoré budú e‑mailing kontrolovať komplexne – vrátane odporúčaní, ako reagovať na prípadné problémy.

Ak budeme sledovať reporty získané pomocou DMARC záznamu, môžeme získať cenné informácie. Získame tak globálny pohľad na e‑mailovú prevádzku nad našou doménou – odkiaľ, kam a ako e‑maily posielané naším menom prúdia.

— Jan Tlapák, CEO Ecomail.cz

Čím vyššiu doručiteľnosť bude váš e‑mailing dosahovať, tým lepšiu reputáciu bude mať odosielacia doména a rozosielanie e‑mailov bude dlhodobo prinášať lepšie výsledky. Urobte pre vysokú doručiteľnosť maximum – oplatí sa to.

Potrebujete zvýšiť doručiteľnosť vášho e‑mailingu? Využite služby našich e‑mailingových špecialistov. Ponúkame individuálne konzultácie, audit účtu alebo vytvorenie e‑mailingovej stratégie na mieru vášmu projektu. Neváhajte a kontaktujte nás na sluzby@ecomail.cz 

Preferujete video? Pustite si záznam webinára Čo robí dobrú doručiteľnosť, ktorý sme organizovali v spolupráci so Seznam.cz

Ak chcete dosiahnuť čo najvyššiu doručiteľnosť newslettera, je dôležité zvoliť správny čas odoslania. Najlepší čas závisí od cieľovej skupiny a jej návykov, no vo všeobecnosti platí, že ideálne sú pracovné dni – najmä utorok, streda a štvrtok – medzi 9:00–11:00 dopoludnia alebo 16:00–18:00 popoludní. V týchto časoch je vyššia pravdepodobnosť, že si ľudia e‑maily prečítajú.

Vyhnite sa odosielaniu v noci alebo cez víkendy, keď je väčšia šanca, že e‑mail zapadne medzi ostatné správy. Okrem správneho času je dôležité používať kvalitné e‑mailové zoznamy, vyhýbať sa spamovým slovám v predmete a pravidelne analyzovať metriky doručiteľnosti, aby ste mohli optimalizovať ďalšie kampane.